关于做好2017届毕业生档案转递工作的通知
作者:山东师范大学招生就业处   发布时间:2017/6/19 15:16:31   浏览次数:


各相关学院:

档案转递是毕业生就业工作的重要环节,根据《山东师范大学学生人事档案管理办法》,按照省有关部门通知要求,现将2017届毕业生档案转递相关事宜安排如下:

一、工作要求:

档案材料关系重大,要求严格,各学院务必认真细致地做好相关工作。按照国家有关规定,毕业生档案必须通过机要交寄或专人送达,不得通过其它方式邮寄或交流动人员、毕业生本人自带。

整理档案相关信息表中的项目要认真、如实填写,尤其是生源地务必要具体到区//县级市。具体格式为“XXXXXX//县级市”。

二、档案内容:

1.毕业生档案中必须包含的材料:

①高校毕业生登记表;

②毕业生学习成绩单;

③学历学位授予信息表;

④高中阶段的相关资料;高考电子档案(专升本的毕业生包括毕业生专科期间的相关材料);

⑤毕业生报到证通知书存根(升学、西部计划除外);

⑥入学通知书;

⑦普通本专科毕业生的高考准考证。

2.毕业生个人其他应该入档的材料(如组织关系、奖惩材料、专升本准考证、教师资格认证申请表等等)。

三、档案归类及寄发要求:

 (一)专送的档案:

1.档案到济南市人才交流服务中心、济南市人力资源和社会保障局、济南市人才服务局、济南市教育局、济南市教育人才交流服务中心的要分类汇总,由学校专送。需要注意的是,如毕业生的具体工作单位在济南市,但其单位没有与对应的人才交流服务中心签订户档托管协议,人才交流服务中心不会接收其档案。(如师范类学生与济南市某不具备档案保管权的单位签约,而该单位没有与济南市教育人才交流服务中心签订户档托管协议,那么,济南市教育人才交流服务中心不会接收其档案)以上类别要报送独立的去向信息表电子版和书面版。(现场报送)

2.档案到山东省人才交流服务中心的,单独归类汇总,由学校专送。

(二)各学院保管的档案:

1.参加西部计划的毕业生档案由各学院负责暂时保管,留降级、休学的学生档案由学院转至相应年级负责老师。

2.校内升学、参加研究生支教团的毕业生档案由各学院分别送至各招生学院,具体事宜请与研招办、教务处联系。

3.学校统一寄发档案前申请办理“升学转就业”手续的,因为需要等报到证办理出来以后,才能将报到证白色副本放入档案,所以,这类档案老师们需要暂时保管,等该生的报到证办理出来以后,学院将报到证白色副本装入档案,再封挡通过EMS寄发。

(三)寄发的档案:

1.网上签订协议书的按协议书档案转递地址寄发档案。(单位是否具有档案接收资格以《山东省机要局档案书写标准要求》规定的寄发范围为准,对于毕业生本人填写的不具备档案接收资格的档案转寄地址学院须按照要求予以合理调整,并根据调整后的结果及时修改相关信息。<对于档案转寄地址的要求,下同>

2.派遣到外省、部队、中央驻鲁单位、高校、省直(厅局、省属机关事业单位)和校外升学等单位的档案。

3.外省生源毕业生档案要根据对应省份的要求寄发。

4.师范类专科毕业生的档案转寄到县(区)级教育局毕业生就业主管部门。(济南市和济宁市生源的师范类专科生档案回济南市教育人才交流服务中心)

5.回生源地的档案直接寄到生源地对应的毕业生就业主管部门。(见附件,其中,须寄往学生生源所在地(同一地级市内以户口所在地为准)区县毕业生就业主管部门的档案地址单独成文。)

四、档案封面书写:

1.严格按照《关于机要通信寄递秘密载体有关规定的函》填写档案封面。(见附件)其中,回省内生源地的毕业生档案袋封面的寄发地址可以简写,如“青岛市人力资源和社会保障局XX部门收”。

2.封条上所列各项一定要填写完整。

3.寄往山东省内各地级市人力资源和社会保障局的非师范类毕业生档案,其档案袋正面下方粘贴机打标签。(见附件,部分地市需要档案标签序号,请使用专用的标签,并从招生就业处及时获取序号其中,回青岛、烟台的该类档案,标签上的生源地填写学生入学前户口所在地。

五、档案封装要求:

各学院要使用学校招生就业处统一发放的专用档案袋,严格按照相关要求填写相关内容,在装入学生所有档案材料后要保证封口必须严密、完好,并加盖学院公章。其中,档案封条由学院自行打印,格式见附件。

六、档案查询:

1.档案交寄后,各学院要将EMS寄发单据妥善保存,以备查询。

2.寄发类档案可登陆EMS官网查询,其他类别可通过学院查询。

七、转递材料要求

1.622日下班前,填写并发送电子版《山东师范大学2017年毕业生档案去向详情单》(见附件)至褚庆成的QQ邮箱。详情单中,毕业生档案接收单位的信息要准确无误,尽可能具体;要有具体的接收部门,以及接收人姓名和联系电话;寄发档案人和地址等信息均填写辅导员老师姓名,但联系电话填写毕业生本人手机号码。(回生源地的档案可以不填写接收人姓名)

2.626日下班前,学院从招生就业处获取回生源地档案中需要机打标签序号的毕业生档案“序号”,并将序号手写到相应的毕业生档案封面上。

3.专送类档案要以档案接收单位为类别单独成捆,打印相应学生的《山东师范大学2017年毕业生档案去向详情单》(见附件,打印A-L列内容),“详情单”放在相应的成捆档案上面;可以根据需要调整汇总表列宽、字号大小,但不可改变“详情单”样式,不可漏项、缺项);以档案接收单位为类别单独做“详情单”,不要在同一个表格内新建若干表单。专送类档案现场送交招生就业处工作人员(不含校内升学、西部计划、研究生支教团,以及学校统一发档案前申请升学转就业,但没有办出报到证的毕业生档案)。这些详情单的电子版本在送交档案前发至褚庆成的QQ邮箱。

4.档案转递中需要填写的专业名称、生源地、就业单位名称、就业单位所在地、档案寄发地址等项目不能简写。如“济南市人力资源和社会保障局”不能简写为“济南市人社局”,法学(知识产权方向)不能简写为“法知”,信息与计算科学不能简写为“信计”等等。

5.档案转递时间为630日。具体时间、地点见附件。

八、EMS单据网络查询时间最长约一年,各学院需提醒毕业生在学校寄发档案两周左右通过EMS官方网站查询档案流向和最终的签收信息,并截图保存。同时,因考研调档涉及二次寄发档案的毕业生,应在入学后主动联系就读院校的研究生档案管理老师将两部分档案予以合并保存。

九、未尽事宜,另行通知。

十、工作联系人

褚庆成,60239

附件:

山东师大2017届毕业生档案转递材料

                                                 山东师范大学招生就业处

                                                   2017526


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